Von: René Schindler

Lesedauer: 10 Minuten

Lerne, wie Du dich mit einem Tool perfekt organisierst

1. Hand aufs Herz, wer kennt es nicht
2. Das Problem:
3. Ein Lösungsansatz
4. Ein neuer Blickwinkel
5. Und wie geht das nun in echt?
6. Die optimale To-Do-Liste
7. Und wie ist die Reaktion?
8. Vorteile erweiteter To-Do-Listen
9. Und so gehts:

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Oder: Wie Du Dich in Zeiten des digitalen Overloads perfekt organisierst, ohne Dich zu verzetteln

Hand aufs Herz, wer kennt es nicht

Der Tag ist gut verplant, die Arbeit mit stressigen Meetings zugepflastert, Deadlines sollen eingehalten werden und das Projektteam soll noch den Zwischenbericht abliefern.

Privat ist die Klemme am Ablaufschlauch der Waschmaschine kaputt, man möchte noch ein Geschenk für die Hochzeit des Cousins am Wochenende organisieren und die alten Möbel aus der Wohnung sollten mal auf Kleinanzeigen eingestellt werden…. Arrrghhhh und es ist schon wieder 22:37 Uhr, man hatte doch diese verdammte Schlafhygiene Challenge in der App eingestellt und überhaupt, wo ist die ganze Zeit wieder geblieben?

Wo hingen noch mal die kleinen Post-It Zettel, auf denen man die To-Dos festgehalten hatte? Hier? Hmm nein. Oder doch am Monitor? Mist, sie sind nicht mehr da. War wohl doch keine so gute Idee mit den ganzen Zetteln… Vielleicht doch lieber eine To-Do-Liste führen?

Das war eine typische Alltagsszene meines Kumpels Yannick. Überzeugter Mulititasker, mag gern Dinge angehen und erledigen und fühlt sich erst dann Zufrieden, wenn er alles ereldigt hat. Oder halt da war dann doch noch etwas … Nur was..? Sehr oft verzettelt, den ganzen Monitor vollgepappt und trotzdem im Hamsterrad, da er seine freie Zeit nicht optimal organsierte.

Das Problem:

Sein Umgang mit Zeit. Oder Präziser- mit Organisation. Noch Präziser- mit Zeitmanagement oder Selbstdisziplin und der Visualisierung von Aufgaben.

Nun gibt es ganze Regale voller Bücher, die sich mit der Strukturierung von Zeit, Selbstmanagement und Optimierung des Alltags befassen und an den Mann oder die Frau gebracht werden sollen.

Die Methode dazu?

Die To-Do-Liste. Auch als Pendenzenliste, Aufgabenliste, Liste-offener-Punkte, Offene-Punkte-Liste bekannt. Etwas komplexer auch Aufgabenmanagement oder die Aufgabenplanung.

Einfach eben eine Liste, die festlegt, welche Aufgaben anstehen, wer dafür verantwortlich ist und bis wann sie erledigt sein müssen. Yannick hatte vieler solcher Listen. Mit tollem Design, er beschriftete sie mit unterschiedlichen Farben, hob mit Textmarker wichtiges hervor und …. die meisten nutze er nach zwei-, oder dreimaligem Gebrauch gar nicht mehr. Warum?

Er hatte anfangs eine normale To-Do Liste ausprobiert, sprich seine Aufgaben unsortiert einfach auf ein leeres Blatt Papier geschrieben. Irgendwann aber gemerkt, dass er sich bei den Aufgaben verzettelte, oder die To-Do Listen verschwanden bzw. er oft gar nicht mehr wusste, bis zu welchem Enddatum die Aufgabe zu erledigen war bzw. wie relevant diese Aufgabe überhaupt ist und zu allem nutze er dann auch noch Online Tools.

Bei Digitalen Zeitmanagement Tools oder To-Do-Listen hängt man gefühlt zuuuu lange an den Geräten.. Da war doch etwas mit Achtsamkeit und weniger am Smartphone hänge… Und dann spinnt das Ding neuerdings, ist ja auch schon älter… Oder hat dann doch etwas zu viel vom Regen abbekommen…

Versuche mal ein Blatt Papier nass zu machen… und trockne es anschließend. Gewelltes Papier, die Schrift, wenn ein Kuli genutzt wurde, verblasst, aber es ist weiterhin nutzbar. Ohne Akku, ohne Reparaturkosten ohne die Speicherung von Daten. Da gibt es bekanntlich viele Apps, Software und Digitale Helfer, die die Organisation erleichtern sollte. Standard Notes, MS ToDo, Trelloboard oder wie sie alle heißen.

Digitale Tools haben meiner Ansicht nach allerdings folgende entscheidende Nachteile, vor allem wenn man sie für das Zeitmangement einsetzt:

• Die Zeit am Mobiltelefon, Tablet, Laptop, vor Apps und Software wird verlängert (siehe dazu den vorherigen Blogbeitrag)
• Man ist an ein System gebunden, welche oft nicht immer Barrierefrei agiert (Passwort geschützt, Log In Daten usw.)
• Haptik (also alles was in echt mit Händen angefasst werden kann, Papier, Stifte usw.) ist nicht zu unterschätzen, insbesondere das Aufschreiben von Aufgaben auf einem Blatt Papier und…
• Es sollte bewusst ein Medienbruch stattfinden, da mobile Endgeräte bereits so viel Arbeit abnehmen.
• Wirf dein Smartphone (oder Tablet oder Laptop) ins Wasser und.. Na gut. Das ist jetzt selbstverständlich Unfug. Aber eine ausgelaufene Flasche im Rucksack, ein Spaziergang durch sehr starken Regen oder eine versehentliche Beschädigung der Handhelds zieht natürlich auch die To-Do-Liste in Mitleidenschaft.

  

Ein Lösungsansatz

Yannick sprach mit mir darüber, was es für ihn bedeutete, mit einer guten Organisation alles gewuppt zu bekommen. Daher hatte ich folgende Inspiration von einer erweiterten To-Do Liste, welche easy zu handhaben ist, einen festen Nutzen liefert und Yannicks Leben im Handumdrehen perfekt organisiert.

Was ist nun das Geheimnis, mag man sich fragen? Fügt man mehr Spalten ein, nutzt man karierte, statt linierte oder Blanko Vorlagen? Oder gibt es eine fernöstliche Taktik, von der kaum jemand etwas weiß?

Werfen wir mal einen Blick auf die Aufgaben meines Kumpels Yannick, um das zu verdeutlichen:  

Seine Schlauchklemme am Ablaufschlauch der Waschmaschine ist defekt, und muss erneuert werden.

Er möchte ein Geschenk, für die Hochzeit seines Cousins besorgen.

Seine alten Möbel sollen auf Kleinanzeigen inseriert werden und einen neuen Besitzer finden.

Ein neuer Blickwinkel

Eine der ersten Schritte in Projekten ist die Bestimmtheit der Zeit und dessen Ablauf. Zeit vergeht immer. Es ist die Frage, wie wir diese Zeit nutzen, also uns einerseits fokussieren, Ziele zu erreichen aber auch Störfaktoren eliminieren und Zeitpuffer einplanen. Uns also priorisieren und strukturieren.

Daraus ableitend erfolgt die Priorisierung. Also was ist wichtig und wird zuerst angegangen. Das kann anhand von Deadlines erfolgen (das Geschenk für die Hochzeit wird am Tag der Hochzeit übergeben, hat also ein Enddatum und damit eine Priorisierung).

Ebenso gilt dies für Ereignisse, die vermieden werden sollten, z.B. der Schlauch, der von der Waschmaschine abfällt. Weil die Schlauchklemme defekt ist und eine Riesen Überschwemmung in der Wohnung stattfindet….

Anschließend erfolgt die Betrachtungsweise in Kategorien, also ist eine Aufgabe primär zu erledigen (also ein sogenannter Hauptprozess) oder müssen davor noch Unter- oder Nebenprozesse durchgeführt werden? Bei dem Einstellen der Möbel in Kleinanzeigen wäre dies der Hauptprozess. Es sollten aber Fotos geschossen werden, Text verfasst und Modalitäten erstellt werden (Nebenprozess).

Nun kommt die Verbindung von Zeit, Prozessbetrachtung und Priorisierung zusammen, und wird in einer erweiterten To-Do-Liste festgehalten.

Und wie geht das nun in echt?

Wie schaut das nun für Yannicks Aufgaben konkret aus:

Die richtige Schlauchklemme muss gekauft werden und sollte, um einen Wasserschaden zu vermeiden, als hoch priorisiert angesehen werden. Da Yannick noch nie zuvor am Ablaufschlauch gewerkelt hat, schaut er sich zwei Youtube Videos an und fährt zu einem Baumarkt, um die richtige Klemme (3/4 Zoll) zu kaufen.

• Priorität: Sehr hoch
• Zeitansatz: 35 Minuten
• Lebensbereich: Privat
• Lokalität: Präsenz
• Prozesse: 1 Hauptprozess, 1 Nebenprozess (das Youtube Video kucken)

Das Geschenk für die Hochzeit des Cousins ist ebenfalls zeitlich priorisiert, an den Tag der Hochzeit. Yannick könnte, wie ich es ausgeführt habe, bequem während einer S-Bahnfahrt nach Ideen suchen und das Geschenk online bestellen, so dass für ihn ein ortsabhängiger Suchaufwand entfällt, zudem wird das Geschenk wird bequem zu ihm nach Hause geliefert.

• Priorität: Sehr hoch
• Zeitansatz: 25 Minuten
• Lebensbereich: Privat
• Lokalität: Online
• Prozesse: 1 Hauptprozess

Der Verkauf der alten Möbel ist dagegen mit Präsenzzeiten verbunden, also dem schießen von Fotos.

Das hochladen ins Onlineportal, das Schreiben der Texte für die Verkaufsanzeige und das einstellen ist ein reiner Prozess welcher online und damit ortsunabhängig durchgeführt wird.

Da keine Endzeiten existieren oder eine Deadline, das verkaufen nicht besonders notwendig ist und er keinen Zeitdruck hat, ist die Priorisierung daher als gering einzustufen.

• Priorität: gering
• Zeitansatz: 20 Minuten
• Lebensbereich: Privat
• Lokalität: Präsenz und online
• Prozesse: 1 Hauptprozess, 1 Nebenprozess

Alles in allem kann Yannick alle drei Aufgaben (Prozesse) quasi an einem Tag erledigen.

Morgens nach dem Aufstehen die Fotos der Möbel schießen. Auf der Fahrt mit der Bahn zur Arbeit erstellt er die Kleinanzeige im Onlineportal. Auf der Rückfahrt kuckt er sich zwei Youtube Videos über Schlauchklemmen an. Und steigt drei Stationen früher aus, geht in einen Baumarkt, sucht die Sanitärabteilung auf, nimmt sich die richtigen Schlauchklemmen mit, bezahlt an der Kasse.

Fährt anschließend nach Hause, zieht sich um und montiert die neuen Schlauchklemmen. Das Geschenk für die Hochzeit seines Cousins trifft übermorgen ein und es gibt zwei Interessenten für die Möbel von Kleinanzeigen. Alles in allem perfektes Zeitmangagement.

Yannick hat den Feierabend für sich, er hat durch die strukturierte Vorgehensweise jede Menge Zeit gewonnen, sich nicht verzettelt und die drei Aufgaben fokussiert erledigt und damit abgehakt!

Die optimale To-Do-Liste

Zugegeben, das liest sich jetzt sehr wissenschaftlich. Ist es aber nicht. Die Zutaten für eine erfolgreiche To-Do-Liste:

• 1 DIN A 4 Blatt, karier, ohne Rand
• 1 Lineal
• 1 Bleistift
• 1 Kugelschreiber

Man zeichnet folgende Spalten ein und beschriftet diese im Idealfall wie folgt:

Prozesse: Es beschreibt die zu erledigende Aufgabe bzw. Teilaufgaben

Vom: an welchem Datum habe ich die Aufgabe bekommen bzw. wann hatte ich die Idee.

Bis zum: zu welchem Datum ist die Deadline für diese Aufgabe/Erledigungsdatum

Lebensbereich: in welchen Lebensbereich passt die Aufgabe

Prio: Wichtigkeit & Dringlichkeit

IV wichtig und dringend

III wichtig und nicht dringend

II dringend und unwichtig

I nicht dringend und unwichtig

Dauer: aus Erfahrungen geschätzte Dauer für diese Aufgabe. Pufferzeiten einkalkulieren, also z.b. Wartezeiten, Anfahrtswege, usw.

Off/Online: ist dafür das Internet nötig oder nicht

Done: Ein Feld um ein Harken nach Erledigung der Aufgabe zu setzen

Und wie ist die Reaktion?

Das war jetzt viel Theorie: Ich habe nach einiger Zeit meinen Kumpel Yannick gefragt, und seine Erfahrung möchte ich euch nicht vorenthalten:

„Ich muss sagen ich fühle mich freier, und gewinne deutlich mehr Zeit durch die Darstellung in Prozessen und Zeiten.

Das führen der erweiterten To Do Liste ist zu Beginn etwas ungewohnt, aber nach kurzer Zeit überwiegen die Vorteile. Durch das zusammenfalten des DIN A 4 Blattes wird es so klein, dass es in die Handhülle passt oder in ein Notizbuch oder in die Hosentasche. Sie hat praktisch kein Gewicht und erfüllt ihren Zweck.

Ich führe vollkommen systemunabhängig diese Papierliste, hänge nicht ständig am Handy und verzettele mich nicht mit Post Ist die nach 2 Tagen nicht mehr kleben und abfallen. Ein so kleines Ding, dass so einen Riesen Effekt hat, einfach der Hammer.“

Yannick H., 31 Jahre, begeisterter To-Do-Listen Nutzer und Zeitmanager

Vorteile erweiteter To-Do-Listen

Wie oben aufgeführt: Sie schafft Klarheit über Aufgaben, strukturiert den Alltag, entlastet das Gehirn, hilft gegen Vergesslichkeit, schafft gutes Gefühl nach Erledigung

1. zeigt genau an die Dringlichkeit von Aufgaben.

2. zeigt genau die Wichtigkeit von Aufgaben

3. zeigt wie lange eine Aufgabe ungefähr dauert

4. viel bessere Übersicht über die Aufgaben

5. weniger Druck, da strukturierter

6. höheres Zufriedenheitsempfinden, da die Wichtigkeit angegeben ist

7. In Papierform hat man die Aufgaben stets parat, wenn ich neue Entscheidungen fällen möchte

Und so gehts:

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