- Von: René Schindler
- Leserdauer: 10 Minuten
- Lerne die Wichtigkeit informeller Strukturen und Netzwerke kennen – und zu meistern
- Mein Freund Johannes
- Die Hintergründe
- Die 5 Mechanismen
- 4 Wirksame Strategien um informelle Strukturen zu visualisieren und zu nutzen.
- 1. Reden ist Silber, Schweigen ist Gold
- 2. Investiere Zeit ins Netzwerk deiner Kolleg:innen.
- 3. Lass Deinen Chef gut dastehen
- 4. Nutze Social Media
…Oder: Worauf es wirklich in Organisationen ankommt, um voran zu kommen.
Mein Freund Johannes
„Verdammte Sch**ße,“ ruft mein Kumpel Johannes. „Du glaubst es echt nicht verdammt. Ich habe so viel Zeit investiert, hinterher telefoniert und Dokumente ausgefüllt. Überhaupt, diese Bürokratie ist der härteste Gegner- unsichtbare Stellungen, massive Querschläger und teils hohe Verluste in den eigenen Reihen, vor allem nach Wochenenden oder Feiertagen.“
Wenn man Johannes zuhört, denkt man er spricht über Kriegsstrategien und die aktuelle Frontlinie im Ukraine Krieg.
Aber weit gefehlt. Seine Ausführungen basieren auf dem trivialen Büroalltag, der im Gewand des Öffentlichen Dienstes auch bei seinem Arbeitgeber Einzug hält- der Bundeswehr.
Wenn man mal die Debatten über Kriegstüchtigkeit und Schützenpanzer, Taurus Flugkörper und die Truppenstärken außer Acht lässt, dann findet man sich in einer Behörde wieder, mit allen Vor- und Nachteilen.
Aber was war nun der Grund für seine Emotionalität?
„Du glaubst nicht wie schwer es ist, wenn sich ein Soldat nicht mehr zum Dienst meldet und abtaucht.“
„Naja, “ entgegne ich etwas altklug- „aber gibt es da nicht die Feldjäger, die alles in Bewegung setzen, um so einen zu finden und zurück in die Kaserne bringen?“
In meinem Kopf entstehen Bilder aus meiner Zeit als Wehrpflichtiger, als uns die Vorgesetzten exakt damit drohten. Zu Wasser, zu Lande und in der Luft sollen die Feldjäger anrücken, um verantwortungslose Grundwehrdienstleistende zurück in die Kasernen zu schleifen, die das Wochenende zu viel Party machten und den Dienstbeginn verschlafen hatten.
Mit Bemalung im Gesicht, geladenem und entsichertem Gewehr, dem Helm auf und dezidiert Ausschau nach dem Fahnenflüchtigen haltend, welcher z.B. in einer Reihenhaussiedlung in Rheda-Wiedenbrück, im Jugendzimmer seiner Eltern lokalisiert und festgesetzt wurde und unter lautem Geschrei in den Schützenpanzer gezogen wird.
„Nein, es läuft in der Realität etwas anders ab“, klärt mich Johannes nun auf. Die Feldjäger prüfen ob es Vermisstenanzeigen gibt und fahren zu seiner gemeldeten Wohnadresse. Finden sie die gesuchte Person nicht vor, dann ziehen sie wieder ab.
Ohne Helm, Tarnbemalung im Gesicht allerdings bewaffnet, dafür nicht im Schützenpanzer.
„Was, so trivial?“, wundere ich mich. “ Bei der Bundeswehr hat es sich schon rumgesprochen, dass es Soziale Medien gibt, Soldaten liken, teilen und posten in sozialen Netzwerken…“
Vielleicht gibt es ja so eine Art Taskforce Cyber Feldjäger, die in Sekundenschnelle sich mit dem CIA und dem Mossad in alle sozialen Netzwerke dieser Welt, und darüber hinaus dem gesamten Darknet einloggen können, um mittels digitaler Spuren sowie Ortung über Satelliten dem Fahnenflüchtigen habhaft zu werden…?
Johannes verdreht leicht die Augen und entgegnet darauf:“ Nein, leider gibt es das nicht. Du siehst zu viele Action-Filme.“
Ok, Punkt für ihn. Ich liebe diese Filme, mit z.B. mit Bruce Willis in der Hauptrolle, welcher mit seiner automatischen Baretta, ohne Kleidung und Schuhe es mit dreimal so vielen Schurken aufnimmt, dabei lässig seine Kippe wegschnippst und alles erreicht was er will. Auch ohne Social Media und Internet. Typisch Old School eben.
„Aber weißt du, was am beschissensten ist, womit ich mich wirklich verarscht fühle?“, fragt mich Johannes. „Nein“ sage ich, „aber Du wirst es mir gleich mitteilen.“
„Das dieser Personaltyp in meinem Jahresgespräch überhaupt nichts protokolliert hat, oder etwas zu meiner Beförderung sagte, welche seit 3 Monaten überfällig ist.
Nada, njet- null. Das ist ja so, als ob das Jahresgespräch nie stattgefunden habe.“
Ja, das ist dann so, als wenn das Jahresgespräch nie stattgefunden habe. Dokumentation ist die oberste Priorität. Besonders bei Hierarchie-affinen Organisationen wie dem Öffentlichen Dienst.
„Weißt Du was sogenannte informelle Strukturen sind, und wieso diese gerade in Organisationen, in denen es von Struktur, Vorschriften und Hierarchien nur so wimmelt, sehr mächtig und ausgeprägt sind?“
„Nein, erzähl mir mehr“, bat mich Johannes.
Und ich fing an…
Die Hintergründe
Es gibt formelle Wege und Ebenen und sogenannte informelle. Die ersteren sind gut sichtbar, in Organigrammen werden Verantwortlichkeiten aufgelistet, im Intranet oder dem klassischen „Schwarzen Brett“ gibt es Infos zu Ansprechpartnern oder Tarifen und daraus ist eine Organisation gut lesbar und zu handeln.
Man erfährt wer Sicherheitsbeauftragte sind, wer für den Brandschutz zuständig ist oder wie man Urlaube einreicht und wie man diesen Genehmigt. Viele Vorgaben aus formellen Systemen wie z.B. ein Qualitätsmanagement verlangen besonders nach dieser Art der Transparenz.
Organisationspsychologen spreche auch von Aufbau- und Ablauforganisation. Systemiker wissen aber, dass es zwischen IST und SOLL-Zuständen mitunter eine sehr starke Lücke gibt – was Kommunikations- und Infoflüsse angeht, Beförderungen aber auch Prioritäten und anderes. Und manchmal sogar entgegengesetzt den offiziellen Vorgaben entlang. Warum ist das so, und wie hilft das jetzt Johannes in seiner Frage weiter?
Generell gilt: je mehr eine Organisation eingebettet ist in formellen Regeln und Strukturen, desto wahrscheinlicher wird es oft eine informelle Agenda geben. Diese steht nicht im QM-Handbuch, oder in Arbeitsanweisungen, man findet sie in keinem Tarifvertrag und das hängt auch nicht am schwarzen Brett aus.
Das ist das sogennannte Zwischen den Zeilen lesen. Ich nenne Dir 5 solcher Merkmale und 4 Strategien, welche Du nutzen kannst, um dich mit informellen Ebenen sehr vertraut zu machen.
Die 5 Mechanismen
- Das System Betrieb – wie tickt es?
Machen wir uns nichts vor: Ob und wie jemand am neuen Arbeitsplatz oder in einer Organisation ankommt, entscheidet nicht sein Fach- oder Methodenwissen, oder ob er oder sie jemanden kennt, also das was gemeinhin als Vitamin B bezeichnet wird.
Sondern ob er die ungeschriebenen Regeln erkennt, akzeptiert und diese mitträgt. Eine überzeugte Person von z. B. der Partei Die Grünen wird in einem Unternehmen der Erdöl-Raffinerie wohl nie so richtig dazugehören – zu unterschiedlich sind die Wertevorstellungen.
Aber es muss nicht mal die große Politik sein. Es reichen oft schon individuelle Einstellungen und ob die Organisation eher konservativ oder progressiv agiert. Das erfährt man recht schnell in…
2. Gemeinsam verbrachter Zeit außerhalb der Arbeit
Das können klassischerweise Mittagspausen sein, wo man erfährt, wie die Kolleg:innen in entspannter Atmosphäre ticken, worüber sie reden oder was sie antreibt. Aber auch der vielgelobte After-Work-Partys können Indizien sein und in vielen Stellenanzeigen werden solche Veranstaltungen mehr und mehr erwähnt. Weil man erkannt hat, wie wichtig dies für die Teambildung eben ist.
Aber auch die Mitgliedschaft in Gruppen, Vereinen oder Netzwerken sind oft stilbildend für eine Firmen-Gruppe und deren Gleichklang. Diversität ist zwar als Modisches Buzzword in aller Munde, und immer mehr Unternehmen feiern dies in tollen PR-Anzeigen – aber für eine Gruppe, als das eine Abteilung, ein Team gezählt werden darf sind möglichst homogene Werte und Einstellungen unabdingbar.
3. Ein Sonderfall stellen Fusionen und Übernahmen dar
Fusioniert eine Firma mit einer anderen, dann werden, zumindest was dasKommunikative betrifft, sehr viele Aufwendungen initiiert, um die „Neuen“ unter das Banner der Organisation einzuführen und willkommen zu heißen.
Nicht wenige Menschen nutzen einen solchen Schritt, um sich etwas Neues zu suchen und nicht beim Konkurrenten/Mitbewerber oder Marktbegleiter unter zukommen, dessen Policy vielleicht Jahrelang Spott in den gemeinsam verbrachten Mittagspause in der Kantine war. Und jetzt ist man Teil der anderen, nutzt dessen Infrastruktur mit und lernt deren Regeln kennen. Teams werden vielleicht auseinandergerissen aber halten, ungeachtet der neuen Hierarchie trotzdem noch zusammen. So ganz traut man den Neuen, dessen Teil man ja nun ist, dann doch nicht. Dann werden mal Infos, Memos usw. entgegen den formellen Hierarchien „durchgestochen“.
Die HR-Kollegin der alten Firma sticht Infos an Marketing Kollegen aus dem vorherigen Betrieb durch, dort sickert es an die ganze Abteilung, welche davon noch gar nix wissen darf. Vielleicht geht es nur um die Einführung einer neuen Software, vielleicht um Budgetkürzungen oder Stellenabbau… Heikel, wenn durch solche informellen Netzwerke Interna von unten nach oben gehen, bevor dies im PR Sprech durch die offiziellen Kanäle verbreitet wird.
4. Eine Liga weiter ist nur: Das Wissen um Geheimnisse
Ich weiß was du letzten Sommer getan hast… Das ist nicht nur ein Klassiker des Horrofilmgenres in den frühen 2000ern. In jeder Firma menschelt es. Wir sind die meiste Zeit mit unseren Kolleg:innen zusammen, feiern Erfolge, erleiden Niederlagen und erfahren viel voneinander.
Auch wenn es um Dinge geht, welche vielleicht besser nie passiert wären, es gibt oft Personen in Unternehmen, welche über dieses Wissen verfügen. Das mögen vielleicht unstimmige Abrechnungen sein, oder Zeitkonten, die Versäumnisse aufweisen, vielleicht eine Liebschaft einer Kollegin mit dem Abteilungsleiter. Solches Wissen ist in keiner formalen Funktion abgebildet.
Das kann aber Entscheidungen stark beeinflussen – entgegen aller formellen Vorschriften und Strukturen wird z.B. eine Person nicht befördert, oder werden Budgets gekürzt oder sogar mit dem Wissen gespielt – Institutionen wie das Hinweisgeberschutzgesetz, Compliance Vorschrift und andere Regeln erhöhen mögliche Druckpunkte in Verhandlungen.
Dank der Informalität und dem Wissen, was niemand wissen durfte. Was immer es auch ist. Durch dick und dünn gehen viele Kollegen und Kolleginnen auf der Arbeit. Manchmal auch mehr, als man vielleicht denkt. Und nur wenig schweißt mehr zusammen, als das Wissen um Geheimnisse, besonders in Organisationen.
5. Und Schließlich – wer berichtet an den Chef?
Feedback, Jahresgespräche und andere Formate zu Bewertung von Mitarbeiter:innen sind seit Jahren bewährte Formate. Aber auch hier spielen offizielle und formale Gegebenheiten eine Rolle. Wer hat welchen Umsatz erzielt, welchen Kunden ausgebaut, welche Ziele umgesetzt und wie viel Kosten eingespart?
Diese Ziele sind einfach zu skalieren und zu formulieren. Was aber, wenn man mehr über Kolleg:innen erfahren möchte? Wenn man wissen möchte, was die Kolleg:innen über die Führung und das Unternehmen wirklich denken, wenn der Chef nicht dabei ist?
Dann kommen sogenannten Maulwürfe zum Einsatz. Vor allem in Kantinengesprächen oder bei Betriebsausflügen sind viele Menschen gelöster und reden freier – auch solche Dinge, die vielleicht kein Chef je erfährt. Ein Maulwurf, also ein Mitarbeiter, welcher sich das anhört und bei Gelegenheit seinem Chef erzählt, kann damit unter Umständen Karrieren beenden.
Das probateste Mittel ist, in einer Runde einige (Falsch-) Infos in einer Runde zu streuen und zu schauen, ob und wie es zurückkommt. Dann kann man den Kreis eines möglichen Maulwurfes eingrenzen.
4 Wirksame Strategien um informelle Strukturen zu visualisieren und zu nutzen.
Jetzt weißt Du, welche der wichtigsten Informellen Strukturen es gibt – aber was sollst Du mit Wissen anfangen? Wissen ohne Handlungskompetenz ist wertlos. Daher steigen wir gleich in die Praxis ein.
1. Reden ist Silber, Schweigen ist Gold
Oft gehört, ist dieser zeitlose Klassiker immer noch sehr aktuell. Beobachte, wie sich Kollegen in den Pausen verhalten, wie äußern sie sich, wie reden sie und wo sind sie so aktiv?
Halte dich bei betrieblichen Feierlichkeiten mit Alkohol zurück und antworte freundlich ohne viel privates preiszugeben. Meide tendenziöse und belastete Themen – dein Besuch im Kitkat hat im Pausengespräch nix zu suchen. Außer du arbeitest bei einem Dienstleister für erotische Plattformen.
2. Investiere Zeit ins Netzwerk deiner Kolleg:innen.
Mach mit bei After-Work Sachen, gehe in die Pausen und telefoniere auch mal privat. Merke dir, wie die Kolleg:innen so ticken, was sie sagen, wie sie sich äußern.
Wenn es zu viel wird, notiere Dir gerne Sachen, aber das ganze sollte augenzwinkernd erfolgen und nicht in Stasi ähnliche Manie ausarten. Richtig kennen wirst Du deine Kolleg:innen erst nach einiger Zeit- und selten während der 8 Stunden auf der Arbeit.
3. Lass Deinen Chef gut dastehen
Auch wenn es in die neumodische Coaching und Ratgeber Literatur nicht mehr passt- Der Chef ist ein soziales Wesen und gemäß seiner Stelle in der Hierarchie über deinen Kolleg:innen angesiedelt.
Daher wird es ihn freuen, wenn Du etwas entdeckst, dass ihm hilft. Schreibfehler, Unachtsamkeiten oder anderes – teile es ihm gerne mit und tue dies aus Überzeugung. Nicht weil Du ein Arschkriecher (m, w, d) bist.
4. Nutze Social Media
Auch wenn viele dieser Social Media Meldungen auf LinkedIn, Xing, kununu oder Glassdoor sehr nach PR Sprech klingen – teile dich dort mit, aber beachte die Regeln: Seriös, offen und sicher (SOS) sollten deine Postings sein.
Einen Mehrwert bieten, unterhaltsam sein. Das hat den unschlagbaren Vorteil, dass Du dich vielleicht entgegen der Hierarchie bekannter machen kannst – das ist der Vorteil von Social Media. Der Nachteil ist, dass es als anbiedernd, nichtssagend oder wichtigtuerisch empfunden werden kann.
Johannes fand heraus, dass sein Personaler tatsächlich in einem nahen Kegelclub mit seinen Vorgesetzten und anderen gerne den Feierabend verbrachte und das schweißte natürlich zusammen – wenn es auch keine böse Absicht war, jemanden auszugrenzen. Aber das passiert leider unbewusst.
Eine Karriereleiter ist daher immer mehr, als nur das aufsteigen der formalen Sprossen. Sehr entscheidend sind viele Informelle Dinge. Johannes staunte nicht schlecht, über das Wissen, das er nun hat. Vielleicht nützt es Dir ja auch.
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